Schluss mit langweiligen Meetings! – die wichtigsten ToDos für ein erfolgreiches Meeting

Häufig stehe ich vor dem Problem, dass es sowohl in meinem als auch in dem Kalender der betreffenden Person kaum weiße Lücken für Termine gibt.

Nicht selten verbringen wir unsere Zeit mit Besprechungen und Telefonkonferenzen. Natürlich müssen wir uns treffen und Themen besprechen und uns auszutauschen. Aber muss es langwierig und unorganisiert sein, wie es häufig der Fall ist?

Geht das nicht auch anders?

Doch, geht es!

Wenn wir uns auf ein paar Punkte einigen und gegenseitig darauf achten, diese einzuhalten, können Meetings eine spannende Angelegenheit sein. Ich skizziere hier mal ein Beispiel für aufreibende und häufig wenig ergebnisorientierte Meetings. Und nenne Euch Vorschläge, diese zu verändern.

Meetingvorbereitung

Es ist schwierig, für Meetings mit großer Teilnehmerzahl, einen passenden Termin zu finden. Auch wenn diese in einem regelmäßigen Rahmen stattfinden sollen, werden sie doch abgesagt oder wieder verschoben.

Es gibt eventuell auch eine Agenda, in die man im Vorfeld zum Meeting Themenvorschläge mit Zeitfenster eintragen kann.

Vor der Besprechung stehen da drei Punkte drin und summiere ich die Zeitfenster, sollte das Meeting nur halb solange dauern wie angesetzt. Trotzdem bleibt die geplante Dauer des Meetings unverändert in meinem Kalender stehen.

TO DO:

• Termine festlegen: in einem vertrauten Arbeitskontext erleichtert es mir das Festlegen der Termine, wenn ich für regelmäßige Termine feste Zeiten (jeden Mittwoch, jeden ersten Dienstag im Monat…) vereinbaren kann. Jeder Teilnehmer kann sich so die Zeitfenster blocken und ich versende einen Serientermin. Zusätzlich erleichtern mir freigeschaltete Terminkalender freie Zeitfenster von Kollegen zu finden.

• Thema festlegen: Serientermine oder Abteilungsbesprechungen haben den Charakter, viele Themen abdecken zu wollen. Oft macht es Sinn, im Vorfeld der jeweiligen Besprechung einen konkreten Namen zu geben und ein Kernthema mitzuteilen. So können wir die eingebrachten Themen besser abstimmen und zusätzliche Termine entsprechend um die Themen planen. Das erleichtert uns auch den unten folgenden Punkt: „Themen priorisieren“.

• Moderation festlegen: wenn ich der Organisator bin, aber die Moderation nicht übernehmen kann, frage ich mit Versenden des Termins in die Runde, wer die Rolle übernimmt. Bei Serienterminen macht es Sinn, das Moderieren abwechselnd zu übernehmen. Die Moderation legen wir gemeinsam am Ende eines Meetings für das nächste Mal fest.

• Agenda im Blick behalten: wenn ich moderiere, bin ich für den Ablauf des Meetings verantwortlich. Das bedeutet: die Moderation behält im Vorfeld die Agenda im Blick. Gegebenenfalls hinterfrage ich angesetzte Zeitfenster oder frage Präsentationen und weiterführende Informationen von den beitragenden Personen im Vorfeld an – diese bitte gleich in der Agenda verlinken. Auch wenn das erstmal noch Entwürfe sind, hilft es den Teilnehmern, sich auf das Meeting besser vorzubereiten und wichtigen Input beizusteuern.

• Themen priorisieren: wenn ich sehe, dass die Agenda zu voll wird, spreche ich ein, zwei Tage vor dem Meeting die Teilnehmer an, um zu klären, ob einige Punkte auch in einem anderen Rahmen besprochen werden können zum Beispiel in Einzelbesprechungen oder Teamrunden oder per MS Teams im Chat.

• Agenda für alle zur Verfügung stellen: die Agenda steht während der kompletten Vorbereitungszeit jedem Teilnehmer zur Verfügung. Wir klären gemeinsam im Team, ob jeder oder nur die Moderation die Tagesordnungspunkte (TOP) ändern kann. Selbstredend, dass ich für erstere Variante bin, sonst möchte ja niemand mehr moderieren, weil die Vorbereitung schon so aufwendig ist.

Meetingablauf

Wenn alle so nach und nach im Raum eingetroffen sind und sich einen Platz gesucht haben, werden die Laptops ausgepackt und die Technik gestartet. Service Hub, Beamer, Laptop anschließen, Präsentation starten. Routine eigentlich. Das frisst jedoch schon gut 10 bis 20 Minuten der für das Meeting angesetzten Zeit.

TO DO:

• Pünktlichkeit: wir vereinbaren im Team Regeln zur Pünktlichkeit und wie wir uns mitteilen, wenn wir nicht oder leider verspätet teilnehmen können. Pünktlichkeit ist ein Zeichen der Wertschätzung. Wir investieren alle unsere Zeit in das Meeting und wünschen uns, dass sorgfältig damit umgegangen wird.

• Technik Check: als Moderator stelle ich vor dem Meeting sicher, dass die Technik funktioniert. Das bedeutet, dass ich vor dem Meeting in den Raum muss und mich mit der Technik vertraut machen muss. Dies stelle ich sicher, in dem ich den Raum eine Viertelstunde vor Meetingbeginn buche oder einen Tag vorher in den Raum gehe, um die Technik zu prüfen. Wenn ich mich nicht auskenne, bitte ich einen Kollegen, mich zu unterstützen.

Bis es losgeht

Nun passiert etwas Seltsames. Die, die pünktlich da waren, gehen nochmal raus, holen sich ein Wasser. Häufig wird von der Führungskraft erwartet, dass sie das Wort ergreift und die Besprechung einläutet. Dann wird kurz die Agenda angesprochen und ob es weitere Punkte gibt – Moment mal? Was soll sich denn bis vor ein paar Minuten Spannendes ergeben haben, was nicht auch vorher schon Platz auf der Agenda gefunden hätte?

Nachdem dann noch ein paar allgemeine Punkte erläutert und kurz besprochen wurde, ob das nun hierher gehört oder nicht und andere vielleicht in die Versuchung kommen, ein Gespräch mit dem Nachbarn zu beginnen, nachdem dann endlich geklärt ist, wer wie online dabei ist und ob er uns sehen und hören kann, geht es endlich los!

TO DO: Anmoderieren und Check-In

• das Meeting beginnen: Mir ist es wichtig, auch wenn wir uns gut kennen, den Beginn des Meetings bewusst zu starten. Dazu schließe ich als Moderator die Tür. Das klingt banal hat aber seinen Effekt: ein geschlossener Raum ist ein vertrauter Raum. Nachzüglern ist bewusst, dass das Meeting angefangen hat und die Teilnehmer im Raum verlassen ihn angemessen leise, wenn sie doch nochmal rausmüssen.

• Check-In: es kann ein paar Minuten dauern, bis wir alle im Meeting angekommen sind. Der eine kommt gerade eilig aus einem anderen Termin, ein anderer Teilnehmer hat vielleicht private Sorgen und ein dritter freut sich auf seinen Urlaub, der nach dem Termin beginnt. Deshalb hilft eine Stimmungsabfrage zu Beginn des Meetings allen, sich auf die Befindlichkeiten anderer einzustellen.

• Rollen klären: Dann klären wir in der Runde die unterschiedlichen Rollen:

• Haben die Führungskräfte eine besondere Rolle oder ein bestimmtes Thema vorbereitet?

• Brauche ich als Moderator Unterstützung, zum Beispiel in der Rolle des Zeitnehmers oder beim Visualisieren von Themen und Ergebnissen?

• Benötigen wir ein Protokoll oder ist ein Aufgaben- oder Kanbanboard (zum Beispiel in Trello oder im Planner) besser geeignet und wer erstellt es während des Meetings (siehe unten „Ergebnisse festhalten“)?

Agenda Punkte durchgehen

Es wird fröhlich präsentiert, diskutiert, gefragt. Es wird nicht auf die Zeit geachtet und somit leicht die ursprünglich in die Agenda eingetragene Zeitspanne überschritten. Die Fragen im Anschluss sind aus der Runde – somit kommt der eine oder andere dran, Bezugnehmen zu dem, was der vorherige Sprecher gesagt hat, kann man eigentlich nur, wenn man schnell ist, Zeit zum Reflektieren und Kommentieren des Gesagten ist oft eher knapp einkalkuliert.

TO DO: die andere Form der Meetings

• Konzept und Durchführung: Nein, ich muss nicht jedes Meeting durch konzipieren wie einen Tagesworkshop. Ziel für mich ist, so viele TOP möglichst so zu gestalten, dass ich von möglichst vielen in der Gruppe eine möglichst hohe Beteiligung habe. Denn nur so kann ich auch die meisten Ideen zu einem Thema generieren, gemeinsame Muster in der Gruppe erkennen und Lösungen erarbeiten, die vom Großteil der Gruppe akzeptiert und getragen werden. dies geht zum Beispiel mit Liberating structures.

• Gliederung eines Meetings: Neben dem Check in und dem Check out durchlaufen Meetings verschiedene Phasen. Stehen wichtige Entscheidungen zu Prozessen oder Strukturen im Team an, sollte das Meeting Thema dies schon implizieren und das Thema mit Priorität am Beginn des Meetings stehen. Rein informative Beiträge platziere ich gerne am Ende. Sie können zur Not auch im nächsten Meeting oder virtuell geteilt werden.

• Zeittakten: Meetingzeit ist unsere kostbarste Zeit! Es ist die Zeit, die wir gemeinsam gestalten und aus der wir den größten Output erzeugen können, weil sich Ideen mit der Zahl der Teilnehmer potenzieren. Meetings sind aber auch Ressourcenfresser. Eine einfache Rechnung zeigt:

• Wenn wir davon ausgehen, dass unsere Arbeitszeit einen Wert von 100 Euro/Stunde für unseren Arbeitgeber hat, dann kostet eine zweistündige Besprechung eines 10-köpfigen Teams die Organisation 2000 Euro. Für diesen Preis möchte ich die Zeit auch gut genutzt wissen! Deshalb: Beiträge so moderieren, dass sie abgebrochen werden, wenn ihr im Vorfeld angegebenes Zeitfenster überschritten wurde. Beiträge, deren Wichtigkeit in der Vorbereitung unterschätzt wurde, bekommen einen neuen Termin, der entsprechend vorbereitet, organisiert und moderiert wird – und am besten gleich die Verantwortlichen festlegen.

• Diskussionen kanalisieren: wenn einer spricht, hören 9 zu. Das ist eine geringe Beteiligung der Anwesenden. Denn 9 Teilnehmer haben ebenfalls zu dem Gesagten tolle Ideen und Wortbeiträge. Viele davon werden nie ausgesprochen werden, weil die Diskussion sich verschiebt. Teilnehmer, die gerne und viel reden (dazu zähle ich mich übrigens auch) brauchen einen Rahmen, sei es eine zeitliche Begrenzung oder ein Post-it, dass sie anregt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit einfachen Mikrostrukturen wie zum Beispiel 1-2-4-All kann man in eine Diskussion Struktur bringen, ohne, dass jemand überhört oder schon Gesagtes gedoppelt wird.

Ergebnisse festhalten

Wie halten wir nun Meetingergebnisse fest? Häufig fällt uns erst während des Meetings auf, dass wir das nicht im Vorfeld abgesprochen haben. Manchmal schreibe ich für mich persönlich mit. Diese Notizen sind jedoch nicht dazu bestimmt geteilt zu werden. Natürlich wird in Meetings oft im Vorfeld jemand zum Protokoll schreiben bestimmt. Vielleicht fällt uns das auch erst beim dritten TOP auf und es wird noch schnell nachprotokolliert. Der Protokollierende hat oft eine undankbare Rolle, wenn nicht im Teilnehmerkreis vorab geklärt wurde:

1. Wo soll wie das Protokoll geführt werden?

2. Gibt es eine Vorlage und wo war die nochmal abgespeichert?

3. Kann ich ja die Agenda als Vorlage nehmen – aber bei welchem TOP sind wir eigentlich und wo trage ich all das ein, was da so zwischen den Punkten gesprochen wurde?

4. Was muss eigentlich ins Protokoll?

Wenn ich als Protokollierende dann einen vertretbaren Weg gefunden habe, die Information festzuhalten, die mir wie Sand zwischen den Fingern davon läuft, habe ich bei weniger gut organisierten Meetings auch noch die undankbare Aufgabe, gleichzeitig zu moderieren. Denn ich bin ja dafür verantwortlich, dass am Ende hinter jedem Punkt noch die weiteren Schritte und die Verantwortlichen stehen, oder nicht?

Und was passiert eigentlich im Anschluss an die Veranstaltung mit dem Protokoll?

TO DO:

• Format festlegen: wir legen im Team fest, ob Ergebnisse mehr als Mitteilung und Information zu Beschlüssen festgehalten und geteilt werden sollen oder gleich in Aufgabenpakete formuliert werden können.

• Inhalte festhalten: was protokolliert wird, legen wir am besten im Team fest. Entweder wird die Mitschrift auf einem Monitor für alle sichtbar gemacht und oder wir besprechen am Ende eines TOP was festgehalten werden soll. Protokoll schreiben ist Teamarbeit!

• Ablegen und Nachverfolgen: Das Protokoll legen wir ab, wo auch Kollegen, die verhindert waren es wiederfinden. Bei Serienterminen macht es Sinn, in der Folgeveranstaltung einen kurzen Blick auf das vorhergehende Protokoll zu werfen. Manche Tasks (Aufgabenpakete) mögen erledigt sein, andere vielleicht nicht mehr aktuell. Trotzdem können wir gemeinsam besser einschätzen, ob uns was durchgerutscht ist.

Das Ende der Besprechung

die TOP werden im Verlauf des Meetings entweder gekürzt oder fliegen aus dem Programm. Eine beliebte Variante – da wir ja alle unendlich viel Zeit haben (siehe oben weiße Lücken im Kalender)- ist, das Meeting einfach zu verlängern!

Dann werden die Präsentationen und das Protokoll an einem sicheren Ort abgelegt. Und wenn sie nicht gestorben sind, dann liegen sie da heute noch.

Je nachdem, wieviel das Meeting überzogen wird, werden einige Teilnehmer unruhig oder verlassen vor Ende des Meetings den Raum. Auch steht schon die nächste Arbeitsgruppe vor der Tür, wenn der Raum für eine Folgeveranstaltung gebucht wurde.

TO DO:

• Verantwortliche und nächste Aufgaben festlegen: zum Beispiel mit einem Planner. Die Aufgaben können statt Protokoll direkt im Meeting festgehalten werden. Ein Zeitfenster für die Bearbeitung und wenigstens einen Verantwortlichen pro Aufgabe machen Sinn. Regeln wie wir nach dem Meeting mit den Aufgaben und dem Planner umgehen, können wir für das Team im Vorfeld besprechen, um Unmut zu vermeiden.

• Meetingergebnisse festhalten: Flipcharts und Metaplanwände fotografieren wir vollständig und in lesbarer Auflösung ab und stellen sie den Teilnehmer schnell und möglichst ohne viel Layout-Aufwand zur Verfügung.

• Organisation für Folgemeetings festlegen: wenn wir feststellen, dass wir weitere Besprechungen benötigen, benennen wir möglichst noch im Meeting den Organisator. Eventuell müssen andere Gruppen eingeladen oder gesprochen werden. Diese Aufgaben können entsprechend im Nachgang gerne auf mehrere Schultern verteilt werden.

• Feedback, Debrief oder Check out: ja auch ein Meeting benötigt einen klaren Abschluss. Wie man den nun nennt, ist egal. Das Feedback sehe ich als Chance für Moderation und Rollen, zu sehen, was man noch verbessern kann und was gefehlt hat. Das feedback ist für alle spannend, wenn die Moderatorenrolle abwechselnd übernommen wird. Konstruktives Feedback hilft uns, unsere Meetingkultur zu verbessern. Dauer: zwischen 5 und 20 Minuten. Im Feedback möchte ich mich nicht erneut mit den Inhalten der Besprechung auseinandersetzen. Dazu habe ich ein Debrief nach jedem Themenblock.

• Checkout: wir verabschieden uns in den nächsten Tagesabschnitt. Der Checkout ist auch wichtig, damit bestimmte Rollen wieder abgelegt werden können. Zum Thema Rollen schreie ich bald einen gesonderten Post. Rollen können sein: Protokollschreiber, Zeitnehmer, Moderator. Diese Rollen sollten den Personen nicht für die Ewigkeit anhaften, sondern im Team ausgetauscht werden.

• Aufräumen: Wenn möglich sollten wir auch nach dem Termin noch 10 Minuten Puffer haben, mit ein paar Teilnehmern gemeinsam, den Raum wieder herzurichten, Material aufzuräumen, damit auch das Meeting nach uns gut starten kann.

virtuelle Meetingteilnahme

Virtuelle Meetings oder Kombinationen aus virtueller und physisch anwesender Teilnehmerzahl sind eine besondere Herausforderung. Deshalb schreibe ich dafür einen eigenen Post.

was es noch zu sagen gäbe...

Wie laufen Eure Meetings ab? Was stört Euch daran? Was läuft richtig gut, was Ihr gerne mit anderen teilen möchtet? Gibt es Fragen zum Thema Meetingkultur, die Euch besonders untern den Nägeln brennen? Dann schreibt mir gerne einen Kommentar!

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