10 Todos für ein gelungenes virtuelles Meeting

Heute widme ich mich dem Thema virtuelle Meetings. Diese und ihre Qualität werden für unseren Arbeitsalltag immer wichtiger. Sie bieten uns die Möglichkeit, ortsunabhängig zu kommunizieren und ersparen uns einiges an Kosten und Aufwänden.

Beim Schreiben des Artikels ist mir gleich zu Beginn eine große Schwierigkeit aufgefallen: muss ich nochmal unterscheiden zwischen rein virtuellen Meetings, wo alle Teilnehmer im Konferenz-Call sind und solchen, die eine Mischung aus anwesenden und virtuell zugeschalteten Teilnehmern machen1?

JA! Auch wenn wir uns mittlerweile daran gewöhnt haben, dass immer auch jemand in der „Leitung rumhängt“! Im Gegenteil, vielleicht wird es wieder Zeit, uns bewusst zu machen, dass, auch wenn es technisch mittlerweile fast immer möglich ist, virtuell an Treffen teilzunehmen, wir manchmal explizit Anwesenheit benötigen, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Also: Anwesenheit gerne beim Teilnehmerkreis „einfordern“, anfragen, erbeten!

Schön finde ich auch die Entwicklung, dass rein virtuell angesetzte Meetings häufig Grund für ein Treffen geben:

„hey, wir haben doch gleich den Call mit den USA, wollen wir uns vorher nochmal austauschen? Ich bin gerade bei Dir in der Nähe, wenn Du im Büro bist, komm ich bei Dir vorbei und wir nehmen gemeinsam von Deinem Platz aus am Meeting teil!“

Denn uns ist allen längst klar, dass virtuelle Meetings ein physisches Treffen nicht ersetzen können. Wir können aber versuchen, die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass wir mit einem guten Gefühl das virtuelle Treffen beenden.

Wie in meinem Beitrag zu Meetings mit Anwesenheit, skizziere ich je Abschnitt erst einen möglichen Meetingverlauf und zeige anschließend Optionen auf, wie man es besser machen kann. Los geht´s!

Meetingvorbereitung

Juchhu! Heute habe ich home office! Ich habe mich zu Hause gut eingerichtet, besitze einen zweiten Monitor und einen ruhigen Platz zum Arbeiten, mein Terminkalender zeigt an, wenn ich mich im Home Office befinde und so habe ich heute zwar Termine und Besprechungen, kann aber trotzdem von zu Hause arbeiten. Dies ist heute möglich dank:

• unterschiedlicher Softwarelösungen (auf die ich hier nicht im Einzelnen eingehe – vielleicht folgt bald ein Post dazu),

• einer stabilen Internetverbindung (wünschenswerter Weise, unterschiedliche Bandbreiten liegen außerhalb unseres Einflussbereichs) und

• einem technisch einwandfreien Headset oder Smartphone!

Ich öffne also meinen Kalender und stelle gleich beim ersten Termin fest, dass da steht: „Konferenz-link folgt!“ Ich fange an, wild in meinem E-Mails, Posts, Chats auf unterschiedlichen Kanälen nach der Folgekommunikation zu suchen und rufe parallel über Telefon oder Chat die übrigen Kollegen an. Mit Glück lande ich irgendwann irgendwie im richtigen Gesprächsraum. Diverse Rückkopplungen später 2 und nach einigem Hin und Her mit den Kameras bin ich „gemutet“ (mein Mikrofon ist auf stumm gestellt) und ich kann an der Veranstaltung teilnehmen, die im besten Fall einfach verspätet startet und im schlimmsten Fall schon ohne mich (und andere virtuell zugeschaltete) begonnen hat.

Todos:

1 Link versenden

Wenn wir einen Termin einstellen und wissen, dass einige Teilnehmer nicht vor Ort sein können, senden wir am Besten mit der ersten Terminanfrage einen Besprechungslink mit. Das ist ähnlich wie mit physischen Räumen: es ist der Teil der Terminplanung, der dafür sorgt, dass uns ein Raum zur Verfügung steht. Dieser Raum ist ein geschütztes Arbeitsumfeld, dass es uns ermöglicht, in Ruhe und konzentriert am Termin teilzunehmen.

• Bei einer großen Runde mit Anwesenden und virtuellen Teilnehmern, sendet möglichst gleich den Link auch an den Konferenzraum.

• Besprechungsserien haben den Vorteil, dass der Besprechungslink erprobt ist und funktioniert und wir uns auch virtuell darauf verlassen können, dass der Termin im gewohnten Rahmen stattfindet.

• Bei Terminen über mehrere Zeitzonen sollten diese bei der Wahl des Zeitraums berücksichtigt werden.

2 Rollen festlegen

Auch bei Videokonferenzen macht es Sinn, im Vorfeld nicht nur den Termin zu organisieren, sondern auch die Teilnehmenden frühzeitig über den Sinn und Zweck des Termins zu informieren: so können sie sich auch auf diesen Termin vorbereiten:

• Soll etwas vorgestellt werden oder soll diskutiert und möglichst auch entschieden werden? Wer bereitet welche Inhalte vor?

• Wie werden diese – möglichst frühzeitig geteilt, damit alle Teilnehmer auf dem selben Wissenstand sind?

• Welche Inhalte wollen wir während des Calls teilen, welche sind zu textlastig und sollten vor der Besprechung gelesen werden, um mitdiskutieren zu können?

3 Call einrichten + Technik prüfen

Ihr seht, ein virtuelles Meeting benötigt wahrscheinlich mehr Vorbereitung, wenn es gut gelingen soll. Denn natürlich bleiben die ToDo´s aus der Liste „spannender Meetings“ bestehen. Was muss ich nun als Organisator tun, damit beim Termin alles reibungslos klappt?

Kleine Gruppe, virtuell

Bei einem Call reicht es meistens schon, wenn jeder seinen eigenen Rechner kennt, sein Audio richtig einstellen kann, der Link funktioniert und es eine gute Internetverbindung gibt. Außerdem kann ich in diesem Rahmen relativ leicht auf Plan B umsteigen: sollte technisch was nicht funktionieren, könnt Ihr auf eine Chat-Option mit Videoübertragung umsteigen (zum Beispiel in Microsoft Teams oder via WhatsApp).

Große Gruppe, virtuell + teilvirtuelles Meeting

Bei größeren Besprechungen teste ich den Link vor der Veranstaltung mit einem Kollegen. Denn manchmal steckt der Teufel im Detail. Da sind Links ungültig oder von einer Person eingestellt, die selbst nicht teilnimmt und schon kann es vorkommen, dass ich den Service Hub oder die Technik im physischen Konferenzraum nicht in die Besprechung einladen kann. Dann muss ich einen neuer Link versendet und eventuell müssen wir Teilnehmer aus dem „alten Call“ rechtzeitig in den „neuen Call“ umleiten – sprich: der nette Kollege, der mit mir festgestellt hat, dass heute mal wieder der Wurm drin ist, bleibt im alten Call oder postet den neuen Link in den Chat, während ich den neuen virtuellen Raum vorbereite.

4 Material bereit halten

Das klingt banal, kann aber wild werden. Früher (damals im analogen Papierdruckzeitalter der späten 90-iger) hätten wir stapelweise Präsentationsmaterial ausgedruckt und auf die Plätze gelegt.

Heute versuche ich vor der Veranstaltung meine Themen oder Webseiten oder sonstige Materialien „parat zu haben“ – sprich die jeweilige Anwendung ist geöffnet und verfügbar, damit ein springen von einer Datei in die nächste relativ reibungslos funktioniert und für die Teilnehmer nicht zu hektisch wirkt. Macht Euch auch hier mit der jeweiligen Anwendung vertraut, welche Möglichkeiten sich bieten, den Bildschirm zu teilen.

Hier gilt: weniger ist mehr und Übung macht den Meister!

5 Meeting-Funktionen einstellen

Wenn wir nicht mehr als zu fünft sind, kann jeder sein Mikro anlassen, auch wenn vielleicht ein paar Hintergrundgeräusche zu hören sind – das schafft Nähe! In großen Gruppen empfehle ich, erstmal alle auf stumm zu schalten damit es nicht zu Rückkopplungen kommt. Dann schalten jeweils die Beitragenden ihr Mikrofon ein und wieder aus.

Die Steuerung der Maus und das Bildschirmpräsentieren können bei Bedarf an andere Teilnehmer übertragen werden – hier bin ich selbst schon gescheitert, weil sich die unterschiedlichen Anwendungen für online Konferenzen in diesem Punkt unterscheiden können.

Klärt vor dem Meetingbeginn kurz mit den Teilnehmern ebenfalls,

• ob Ihr die Kamera nutzen und das Bild übertragen wollt.

• ob die Mikrofone generell aus bleiben, wenn man nicht spricht

• wie Ihr die Chat-Funktion nutzen wollt. Dazu im nächsten Punkt mehr.

Meetingablauf

Kleine Gruppe, virtuell

Nun sitzen wir da in vertrauter Team Runde (bis 5 Personen) in unserem rein virtuellen Meeting. Da wir uns heute morgen nicht in der Kaffeeküche treffen konnten, werden wir der Versuchung erliegen, erst einmal private Neuigkeiten auszutauschen. Wenn wir dann anfangen, über Inhaltliches zu sprechen, reden alle gleichzeitig und keiner schreibt mit. Der ein oder andere wird wegen fachlicher Expertise später dazu genommen. Andere müssen früher aus dem Call, weil sie noch einen Paralleltermin haben.

Große Runde, virtuell

Statt einen möglichen Verlauf zu skizzieren, lade ich Euch ein, Euch nach dem Blogartikel lese, das Video: A conference Call in Real Life – bei youtube anzuschauen.

Teilvirtuelles Meeting

Wenn ich an solchen Meetings virtuell teilnehme, fühle ich mich manchmal wie ein Geheimagent, der heimlich ein Telefonat abhört. Ich lausche und verstehe nur die Hälfte, ich muss mich konzentrieren, um die Stimmen den Personen im Raum zuzuordnen und fange an zu schielen, weil ich die Agenda, den Chat, die Videoübertragung aus dem Raum und die Präsentation gleichzeitig im Blick behalten muss. Wenn ich etwas sagen möchte, muss ich mich erst „un-muten“ – nein, das hat nichts mit Anmut zu tun, das ist die Funktion, die mein Mikrofon freischaltet, weil ich sonst ja mit meinen Nebengeräuschen die Besprechung störe. Bis ich das hinbekomme, ist das Thema meist schon fortgeschritten und still und heimlich „mute“ ich mich wieder, weil ich nicht „mutig“ genug bin, um die Diskussion wieder zurück zu holen und den aktuellen Beitrag zu unterbrechen.

Wenn es richtig gut läuft, werde ich als eine der virtuellen Teilnehmer unter den physisch Anwesenden begrüßt und verabschiedet, manchmal fragt man uns im „virtuellen Raum“ sogar nach unserer Meinung. Ansonsten kann ich mich über den Chat mit anderen „Agenten“ im virtuellen Raum austauschen – vielleicht haben die ja verstanden, worum es gerade geht. Sonst bin leicht ich versucht, nebenher meine Mails zu bearbeiten.

Todos:

6 Anmoderieren + Check-In

Kleine Gruppe, virtuell

Über ein gelungenes Check-in hatte ich in „Schluss mit langweiligen Meetings“ bereits berichtet. Bei virtuellen Besprechungen in kleiner Gruppe kann ich den Check in kurz und informell halten:

• gibt es was, was Ihr teilen möchtet,

• muss jemand früher gehen,

• welches Thema sollte vorher besprochen sein,

• sorgt eine dringende Neuigkeit dafür, dass wir die TOP´s umstellen sollten,

• fehlt jemand wichtiges und

• wer schreibt die Ergebnisse mit?

Geübte Teams starten statt mit dieser Abfrage mit eigeninitiativem Rollenzuteilen: „ich schreib heute mal mit!“, „ich moderiere“.

Große Gruppe, virtuell

wenn wir alle virtuell am Meeting teilnehmen, sind wir uns meistens eher darüber bewusst, was das Meeting stört bzw. was die gute Atmosphäre fördert. Hier gelten weitestgehend die Regeln wie bei einem rein physischen Meeting. Wir bieten einen geschützten Raum und gehen achtsam mit der uns zur Verfügung stehenden Zeit um.

Zeitsparend kann der Chat genutzt werden, um zum Beispiel den Check-In zu gestalten: jeder postet kurz ein Emoji zu seiner aktuellen Stimmung und vielleicht noch einen kurzen Satz zur Erläuterung.

Teilvirtuelle Meetings

Stellen nicht nur in der Vorbereitung, sondern auch in der Durchführung eine besondere Herausforderung dar.

Wenn Teilnehmer online zugeschaltet sind, begrüße ich sie und lade sie nochmal gesondert ein, am Meeting teilzunehmen. Damit wir die virtuellen Teilnehmer während einer spannenden Diskussion nicht weniger zu Wort kommen lassen, ist es meine Aufgabe als Moderatorin, sie immer möglichst aktiv einzubinden und ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit zu geben.

7 Virtuelle Meetings moderieren

Große Gruppe, virtuell

Der Chat kann bei großen Gruppen (über 10 Teilnehmer) auch genutzt werden, um über etwas abzustimmen.

Manche Software-Lösungen bieten außerdem die Möglichkeit, ein Whiteboard zu teilen oder Brainstorming mit Post-It zu simulieren – deshalb spiele ich vor dem Verwenden einer neuen Applikation gerne ein bisschen rum, um zu testen, was möglich ist. Auch hier gilt: wenn die Technik mal nicht so reibungslos klappt, einfach häufiger ausprobieren, bis ich mich besser damit auskenne.

interagieren – große Gruppe, virtuell

Manche Anwendungen (zum Beispiel zoom) bieten außerdem die Möglichkeit, die Teilnehmer in verschiedene virtuelle Räume zu entsenden und wieder zurückzuholen. Das ermöglicht Gruppenarbeiten und ein hohes Maß an interaktiven Moderationsformen, wie beispielsweise das Anwenden von Mikrostrukturen aus dem Liberating Structures Repertoire. Das solltet Ihr in einer vertrauten Gruppe testen und ausprobieren – es fühlt sich seltsam an, wenn man als erste Teilnehmerin alleine in einem neuen Raum sitzt oder dann nach der Gruppenarbeit wieder „zurückgeholt“ wird. Bei Interesse schreib mir einen Kommentar, dann verfasse ich dazu gerne einen Post.

Teilvirtuelle Meetings

Je nach Thema und Größe der Gruppe, kannst Du Dir im Vorfeld überlegen, ob Du eine Person mit der Rolle des „virtuellen Moderators“ nur den virtuellen Teilnehmern zuordnen kannst. Das erleichtert Dir die Moderation und gibt den Teilnehmern in der „Leitung“ ein Gefühl des gut betreut seins.

Diese Moderation holt die Teilnehmer hab, nimmt Wortmeldungen auf, verfolgt und beantwortet den Chat, ist schnell zur Hilfe, wenn die Technik spinnt.

Sie ist das Bindeglied zwischen dem physischen und dem virtuellen Raum.

Wenn Ihr mit einem Service Hub oder Fernseher arbeitet, denkt daran, dass die Kamera oft den kompletten Raum erfasst (modernere Systeme zoomen zu der sprechenden Person), deshalb sollte der Raum gut beleuchtet sein oder die Beiträge im Stehen oder mit Nennen des eigenen Namens gemacht werden – irgendwie sollte optisch für die virtuellen Teilnehmer sichtbar sein, wer gerade spricht.

Das macht es einfacher, einer Diskussion zu folgen, die Wortbeiträge grenzen sich klarer gegeneinander ab, virtuelle Teilnehmer können Fragen direkt adressieren oder im Chat die Namen der Kollegen mit erwähnen. Noch besser: wenn der Sprechende an die Kamera treten kann, das bringt allerdings häufig Unruhe in die Besprechung.

interagieren – teilvirtuell

Ok, Ihr kennt mich jetzt auch schon ein bisschen, ich mag interaktive Meetings lieber als klassisches „einer redet, alle anderen hören zu“. Wie gestalte ich sowas mit einer teilvirtuellen Gruppe?

Je nach Gruppenverteilung anwesend : virtuell gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• die virtuellen Teilnehmer bilden eine eigene Gruppe, die von einem Moderator betreut wird (damit Zeiten eingehalten, Ergebnisse im Chat geteilt, Fragen zum Ablauf gestellt werden können und der Austausch mit den anwesenden Gruppen funktioniert.

• die virtuellen Teilnehme sind teil der anwesenden Gruppen. Was schwieriger ist: hier können verschiedene Räume genutzt werden: je Gruppe ein Raum oder neue Chats aufgemacht werden – die Ergebnisse werden dann von den Anwesenden festgehalten.

• ist nur eine Person im Chat, macht es manchmal auch Sinn, dieser Person einen Platz am Tisch zu geben und sie mit einem Notebook dazuzuschlagen, statt über den Fernseher, das schafft mehr Nähe und bei einer Abfrage aller Teilnehmer wird diese Person seltener „vergessen“.

• Grundsätzlich sind „Liberating Structures“ auch virtuell anwendbar. Bei teilvirtuellen Gruppen muss ich schon kreativer sein, um eine ähnliche Wirkung zu erlangen. Manchmal geht dadurch der Charme einer Mikrostruktur verloren. Dann lasse ich im Anschluss die Gruppen in einem kurzen debrief3 nochmal ihre Erfahrung mit der Struktur teilen – da kommen dann auch häufig Verbesserungsvorschläge fürs nächste Mal. Auch hier wäge ich ab: wenn wir einen Teamworkshop oder eine Strategische Meeting-Ausrichtung haben, ist der Nutzen der Anwesenheit oft so groß, dass wir im Voraus das Meeting / den Workshop so planen, dass alle anwesend sein können oder wir die abwesenden Personen in einem gesonderten Termin onboarden.

8 Ergebnisse festhalten

Hierzu steht schon einiges in dem letzten Post – beim Schreiben dieses Artikels ist mir aufgefallen, dass Ergebnisse festhalten ein sehr weites Feld abdeckt und die Art, wie Teams dies abbilden sehr von der Arbeitsweise und der Struktur der Teams abhängt. Deshalb halte ich dieses Thema hier heute mal kurz und schreibe hierzu in Kürze einen gesonderten Artikel.

Das Ende der Besprechung:

Bald geschafft! Das Meeting ist bald zu Ende. Als virtuelle Teilnehmerin tun mir schon die Öhrchen weh, differenziertes in den Raum hören kann anstrengend sein. Insgeheim habe ich mich schon verabschiedet, meine Aufmerksamkeit macht keine 90 Minuten teilvirtuelles Besprechen auf dem gleichen hohen Niveau mit. Die Inhalte sind weitestgehend besprochen, die Zeit fast um. Ich hätte zu dem ein oder anderen Punkt noch was zu sagen gehabt, aber das Tippen in den Chat war mir einfach irgendwann zu viel. Kann ich ja ansprechen, wenn ich die Kollegen im Büro treffe. Das Meeting ist beendet, die Kollegen verabschieden sich von uns Virtis mit einem Lächeln und einem Winken, das fühlt sich gut an. Dann ist die Leitung tot, ich sitze mit meinen stillen Kopfhörern alleine an meinem Schreibtisch und fühle mich irgendwie leer.

Todos:

9 Check-Out und Verabschieden

kleine Gruppe, virtuell

Das Ende einer rein virtuellen Teambesprechung im engen Kreise ist häufig nicht so dramatisch. Zum einen sind diese Besprechungen sehr effizient, keiner möchte unnötig lange virtuell schwere Themen diskutieren. Häufig wird in kleiner Runde schnell besprochen, was die nächsten Schritte sind:

• dazu müssen wir uns mal zusammensetzen, wenn alle wieder im Büro sind, wer macht einen Termin?

• das schau ich mir heute nachmittag nochmal unter dem Aspekt an und schreib Euch das Ergebnis.

• wer kann nochmal den Kollegen aus dem anderen Team fragen – hier fehlt uns die Expertise.

Kurz, knackig, wie beim Standup oder Daily gehen wir die Punkte durch. Und im Zweifelsfall legen wir auf, um uns am gleichen Nachmittag nochmal kurz upzudaten. Deshalb bleibt bei diesen Terminen auch häufig am Ende noch ein bisschen Zeit, um einen sauberen Check out zu machen.

Nochmal kurz in die Runde gefragt: „was macht Ihr so nach dem Call?“ schafft eine vertraute Atmosphäre, erstaunlicher Weise kommen wir dann häufig zu dem Ergebnis, dass es das beste sei, erstmal ein Päuschen zu machen.

JA! Pause! Kaffee machen, Tee trinken, zum Briefkasten gehen, zum Fenster rausschauen, auf den Boden legen, strecken, Katze streicheln!

Das muss nach einem fokussierten virtuellen Termin drin sein – das würden wir im Büro genauso machen. Deshalb auch hier schauen, dass Ihr Euch Pufferzeiten zwischen den virtuellen Terminen einplant. Ich hatte schon 3 Stunden virtuelles Meeting-Marathon mit unterschiedlichsten Teams und fühlte mich danach völlig erledigt. Denn virtuell dabei sein, kostet anders Energie und Aufmerksamkeit! Dessen bin ich mir mittlerweile (hoffentlich) bewusst.

Große Gruppen, virtuell

Hier könnt Ihr zum Check-Out wieder den Chat und die Emojis verwenden! Auch ein liebes Wort oder ein Dank an die Teilnehmer und die Moderation sehen im Chat gut aus und erfreuen jeden. Achtung: damit Ihr Eure Chat-Fragen oder Ergebnisse nicht verliert, einmal den Chat abspeichern! Es gibt Anwendungen, bei denen die Chats mit dem Auflegen unwiederbringlich verloren gehen, das ist immer sehr schade!

Auch könnt Ihr auf einen Folgetermin, eine Sprechstunden oder ein Euch beliebiges anderes Format verweisen, um die noch offenen Fragen der Runde oder spätere Gedanken teilen zu können.

Teilvirtuelle Meetings

Wenn ich diese Runden moderiere, achte ich darauf, dass wir uns von den Virtis4 explizit verabschieden. Es sollte auch die Zeit sein, nochmal nachzufragen, ob Punkte offen oder unklar geblieben sind. Wenn möglich biete ich dann direkt an die Besprechung an, kurz im 1zu1 zu sprechen oder frage in die Runde ob ein anderer Kollege Zeit hat, den Virti nochmal persönlich anzurufen.

10 Mensch - Ärger dich nicht über die Technik

Erinnert Ihr euch noch dran, wie es früher war zu telefonieren? Klar, ganz früher musste man von einer Telefonistin verbunden werden. Aber auch ich kenne es noch, dass jemand in der Leitung ist, wir ein paralleles Gespräch mithören können. Das war immer anstrengend und die Qualität des Telefonats litt. Wenn wir uns dann entschieden haben, lieber aufzulegen und nochmal anzurufen, haben wir häufig umeinander rum versucht, uns zu erreichen und es war immer besetzt.

Heute in Zeiten des Smartphones lachen wir darüber!

Leider stellt die Technik ein gewisses Risiko für das Gelingen unserer Veranstaltung dar. Das sollten wir uns immer mal wieder bewusst machen. Trotzdem können wir alle gemeinsam kreativ nach Lösungen suchen, falls die Technik mal nicht so möchte wie wir.

Was tun, bei Abbrüchen, schlechten Leitungen und rausgeflogenen Teilnehmern oder anderen virtuelle Katastrophen?

Ganz ehrlich: innehalten. Ein glas Wasser trinken. Was würde denn passieren, wenn die Personen nicht virtuell zugeschaltet werden könnten? Manchmal ist es mutig, wenn wir es dann bei den physischen Anwesenden belassen und eine andere Form des Ergebnisse-Teilens, Meinung-Abfragens etc. wählen. Mehrere Teilnehmer lange warten lassen, bis die Technik funktioniert, baut bei mir zumindest häufig Druck auf, den ich nicht möchte.

Deshalb besser einmal einen klaren Cut:

• „wir versuchen uns jetzt noch einmal einzuwählen und dann schlage ich vor, wir geben hier auf. Wer möchte später die virtuellen Teilnehmer nochmal in einem separaten Termin abholen?“

• „ohne die Virtuellen Teilnehmer kommen wir hier heute nicht weiter, wollen wir einen neuen Termin suchen, wer bereitet bis dahin was vor? Gibt es Punkte, die wir schon bearbeiten können?“

• „Wir bekommen das mit der Bildübertragung nicht so schnell hin, kann jemand die Unterlagen bitte per Chat oder E-Mail an die virtuellen Teilnehmer senden?“

• „Euer Audio funktioniert nicht besonders, gut oder? Kann jemand bitte die Fragen und ein anderer die Antworten in Stichworten in den Chat posten?

• Oder auch: „ich weiß hier gerade mit der Technik nicht weiter, kann mir bitte jemand helfen?“

Diese letzte Variante fällt mir immer besonders schwer, ich gebe es zu. Dabei ist das meist die einfachste. Häufig kommt dann jemand hinzu, der sich mit der entsprechenden Anwendung besser auskennt. Wir können inhaltlich schon mal weitermachen (mit dem Ok der virtuellen Teilnehmer!) und wenn die Technik wieder eingerichtet ist, geben wir ein kurzes Update.

Und wenn nicht: erinnern wir uns an das letzte Jahrtausend, als es noch Schwarzweiß-Fernseher und Telefone mit Wählscheibe gab! Ja, dann halt heute nicht. Manchmal würde uns (mir besonders, ich kann ein richtiges Nervenbündel werden, wenn was nicht so läuft, wie geplant) ein bisschen mehr Gelassenheit gut stehen!

Bin ich virtuelle Teilnehmerin, stelle ich mir manchmal in meinem gemütlichen Home-Office die Frage: „musst Du wirklich bei diesem Meeting dabei sein?“ Es ist erstaunlich, wie häufig ich diese Frage mit „nein“ beantworten kann. Mit einem kurzen Post im Chat "bin raus - Quali schlecht" verabschiede ich mich aus dem Termin. Die Welt dreht sich auch ohne mich weiter und in einem gut funktionierenden Team werde ich die Informationen, Aufgaben, offenen Punkte, die für mich relevant sind, schon schnell und ohne große Reibungsverluste über einen anderen Kanal mitbekommen.

In diesem Sinne

Ich freue mich, auf jedes persönliche Treffen mit Euch! Bis dahin, hinterlasst mir gerne einen Kommentar! Wie ergeht es Euch, wenn Ihr in der Leitung „hängt“? Wie geht Ihr damit positiv um, habt Ihr da eine gute Praktik gefunden? Wie schafft Ihr Nähe in virtuellen Meetings?

In eigener Sache

Habt Ihr Ideen für einen anderen Begriff als „teilvirtuelle Meetings“? Ich hatte kurz über Hybridmeeting nachgedacht oder „bi-line-ar (offline und online)“ – das macht es wohl nicht besser…, was?

Freue mich, von Euch zu hören!

1. ich nenne diese Meetingform hier teilvirtuelle Meetings ↩

2. wenn eine akustische Rückkopplung entsteht, ist das meist schmerzhaft und laut: ist ein Mechanismus in signalverstärkenden oder informationsverarbeitenden Systemen, bei dem ein Teil der Ausgangsgröße direkt oder in modifizierter Form auf den Eingang des Systems zurückgeführt wird.(wikipedia) ↩

3. kurze Feedbackrunde, wo es nicht um die Inhalte oder Ergebnisse sondern um Feedback zur Methode und was es mit mir emotional angestellt hat, geht. ↩

4. Virtuelle Teilnehmer

5. link zum YouTube Video "A conference Call in Real Life"↩

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Bilder: Kati Jurischka